Microsoft Office Communications Server 2007
______________________________________________________________________________
http://www.quentris.com |
+ 32 2 727 14 11
| info@quentris.com
______________________________________________________________________________
Snellere dienstverlening bij Antilope
______________________________________________________________________________
De communicatiegroep Antilope uit Lier wil steeds zijn tijd vooruit zijn. In de drukkerswereld is de concurrentie groot en de kwaliteit van de dienstverlening is dan ook erg belangrijk. Het bedrijf heeft zich daarom een innovatief imago aangemeten: het investeert continu in nieuwe technologieën om zijn dienstverlening te polijsten. Ook op het gebied van telefonie keek de onderneming uit naar de nieuwste technologieën. Op aanraden van integrator Quentris stapte de communicatiegroep over naar IP-telefonie in combinatie met de Office Communications Server van Microsoft.
Met de nieuwe telefonie-infrastructuur is de drukkersgroep klaar voor unified communications. Dat zal de eventuele integratie van toekomstige, nieuwe entiteiten vereenvoudigen, en de manier van communiceren in de groep gelijkstemmen. Doordat de telefooncentrale met unified communications-software gekoppeld is aan het beheersysteem van Antilope en de Office-toepassingen, kunnen de medewerkers rechtstreeks vanuit de bedrijfssoftware of Outlook naar hun contacten bellen. Via een eenvoudige muisklik wordt de telefoonverbinding automatisch opgezet. Wanneer klanten telefoneren, herkent de software het nummer en opent hij de lopende dossiers van die klant. Zo moeten de medewerkers niet langer zoeken en besparen ze heel wat tijd.
Profiel
Drukkerij Antilope werd opgericht in 1962 en stelt binnen zijn filialen Satelit, Eland, Edipa en Akeda 150 personen tewerk. Antilope levert digitaal en offsetdrukwerk van hoge kwaliteit op papier en karton. Andere diensten van de communicatiegroep zijn grafisch ontwerp, paginaopmaak, 'web-to-print'-toepassingen, websites, multimediapresentaties en grafische interfaces voor databasetoegang, met speciale aandacht voor gebruiksvriendelijkheid en grafische vormgeving.
Uitdaging
De analoge telefooncentrale van de Antilope was aan vervanging toe en de Groep achtte de tijd rijp om naar IP-telefonie over te stappen. Dat moest de integratie van telefonie met de beheertoepassing van het bedrijf vergemakkelijken en voor de medewerkers de snelheid van uitvoering optrekken.
Oplossing
ICT-partner Quentris installeerde bij Antilope een nieuwe IP-telefooncentrale van Nortel in combinatie met Microsoft Office Communications Server 2007. Ook de beheertoepassing van Antilope werd met het telefoniesysteem geïntegreerd. Zo kunnen de medewerkers vanuit het ERP-programma hun contacten opbellen en moeten ze niet langer telefoongegevens opzoeken en nummers vormen. Wanneer de klant belt, verschijnt automatisch diens dossier op het computerscherm. Zo winnen de medewerkers erg veel tijd.
Voordelen
Vlotte integratie met beheertoepassing
Snellere manier van werken
Dossier van de klant verschijnt automatisch op het scherm wanner hij belt
Grotere efficiëntie bij vervanging collega's
Klant sneller geholpen
Contacten telefoneren via een klik in Outlook
Samenwerking tussen medewerkers vergemakkelijkt
______________________________________________________________________________
De grafische groep Antilope werd ruim veertig jaar geleden opgericht en verdedigt nog steeds met verve zijn plaats in de competitieve drukkerswereld. Het bedrijf is een van de drie grootste vellendrukkerijen in België. "Om zover te geraken, moet je marktvernieuwend zijn", getuigt Marc Binnemans, gedelegeerd bestuurder van Antilope. "We proberen ons met onze dienstverlening zoveel mogelijk te onderscheiden van de anderen. Om onze klanten beter te helpen, investeren we voortdurend in nieuwe technologieën die dat mogelijk maken. Zo waren we in 1993 al de eerste drukkerij ter wereld met een digitale drukpers. Die visie op de toekomst is in onze sector en met onze positie van cruciaal belang."
Een van die nieuwe technologieën is IP-telefonie. Antilope evalueerde er twee jaar geleden al de mogelijkheden van, maar vond toen dat de bedrijfswereld er nog niet klaar voor was. Met de lancering van Microsoft Office Communications Server 2007 was de onderneming er echter als de kippen bij om zijn telefooncentrale te vervangen. "We geloven heel sterk in de standaardisatie en integratie van bedrijfsprocessen. De technologie van Microsoft helpt ons daarbij. Wanneer Microsoft zijn volledige unified communications oplossing commercialiseerde, waren we gauw gewonnen om als een van de eersten met Office Communications Server van start te gaan. We zijn immers al een intense gebruiker van zijn software: we draaien ook Microsoft Office voor onze bureautoepassingen en Exchange Server voor het beheer van ons e-mailverkeer. Bovendien zegden we een tweetal jaar geleden ook onze eigen ontwikkelde bedrijfssoftware vaarwel ten voordele van Microsoft Dynamics Axapta, dat we integreerden met een erg praktische add-on voor de grafische industrie."
Microsoft OCS moet in eerste instantie de interne samenwerking en communicatie met de klanten vereenvoudigen. Daarom zal integrator Quentris de software koppelen aan de bedrijfssoftware van Antilope. "Wanneer een klant naar Antilope telefoneert, krijgt zijn contactpersoon hier bij ons meteen het dossier van die klant voorgeschoteld op zijn computerscherm. Hij moet niet langer zoeken in papieren dossiers of in onze beheertoepassing. Vooraal wanneer ze een collega met vakantie vervangen, kan dat soms tijd in beslag nemen. Ook het verkoopsteam zal met slimme telefoons nog maar één adresboek moeten bijhouden. Onze medewerkers besparen zo telkens weer een paar minuten en de klant wordt sneller voort geholpen. Door de integratie van onze webtoepassing, e-mail en telefoon hebben we meteen de laatste stand van zaken van zijn dossiers", zegt Dan Gewitzer, ICT Manager bij Antilope.
Een uur per dag meer tijd dankzij efficiënter werk
De medewerkers zullen voortaan ook over een digitaal antwoordapparaat beschikken. Via e-mail krijgen ze een geluidsbestandje met het achtergelaten bericht. Bovendien zullen ze rechtstreeks vanuit hun adresboek in Outlook of vanuit het beheersysteem met een eenvoudige muisklik naar hun contacten kunnen bellen. Marc Binnemans: "Opnieuw zullen ze een aantal seconden winnen. Die seconden worden minuten en aan het eind van de dag winnen ze minstens een uur dankzij efficiënter werk. Die tijd kunnen ze op een andere manier invullen. De klanten vrágen ook een snelle service. Sinds eind jaren negentig leveren alle grote drukkers dezelfde kwaliteit aan ongeveer dezelfde prijs. De kwaliteit en vooral de snelheid van je dienstverlening is waar het vandaag om draait."
De integratie met de bedrijfstoepassing was enkel mogelijk met IP-telefonie. Daarom integreert Antilope Office Communications Server met een nieuwe telefooncentrale van Nortel. Aangezien de analoge telefooncentrale van de onderneming zo'n twaalf jaar oud was en de hele onderneming vandaag door informatica aangestuurd is, was voor Antilope het ideale moment aangebroken om naar IP over te stappen. Zo kon Antilope zijn traditionele telefoniesysteem vervangen door gebruiksvriendelijke software. Voor die vernieuwende manier van communiceren weerhield het bedrijf dus de alliantie Nortel-Microsoft. Enerzijds omdat het een totale kennis van netwerk én telefonie kan voorleggen, anderzijds omdat het integratie van bedrijfsprocessen faciliteert, wat voor Antilope heel belangrijk is. Bovendien hebben de medewerkers de technologie van Microsoft al ruimschoots onder de knie dankzij intensieve opleidingen. Elke andere combinatie betekende voor Antilope ook dubbel beheer en dubbel onderhoud.
Antilope koos voor de implementatie bewust voor dienstenleverancier Quentris. "We zochten een partner die groot genoeg was om zowel de installatie van de telefooncentrale als de implementatie van Microsofts software voor zijn rekening te nemen. Als specialist in integratie van computers en telefonie, had Quentris dus een duidelijk streepje voor. Bovendien kunnen we bij Quentris ook terecht voor de ondersteuning en de beveiliging van de hele infrastructuur."
Telefoonoproepen geregistreerd in dossier van de klant
Antilope zal een stappenplan voorbereiden om de medewerkers met de nieuwe technologie te laten kennismaken. Binnemans wil zijn medewerkers immers eerst laten werken met wat ze kennen. "Hoewel we niet meteen alle functies van OCS op hen gaan afvuren, zal de technologie ons op korte termijn al heel wat voordelen opleveren. Nu worden er bijvoorbeeld nog vele uren geïnvesteerd in het zoeken naar informatie. Voortaan zullen onze verkopers veel gemakkelijker hun contacten en adressenboek kunnen synchroniseren. Daarnaast zal Antilope ook kunnen registreren wanneer klanten gebeld hebben. In het ERP-systeem kun je via logbestanden tijdstippen vastleggen wanneer er iets ondernomen is in bepaalde dossiers. Dat is in een fysiek dossier onmogelijk. Onze klanten kunnen ons via e-mail, via onze webtoepassing en via de telefoon contacteren. Vroeger hadden we enkel van de eerste twee een fysiek spoor. Dankzij OCS kunnen we nu ook telefonische communicatie bijhouden. Zo kennen we te allen tijde de exacte status van de dossiers van de klanten. Anderzijds zullen we beter kunnen evalueren in welk type dossiers we veel tijd en communicatie moeten stoppen. Zo kunnen we bepalen of een aanpassing van onze prijszetting zich aandient. Ook voor offertes en aanbestedingen gaan we het telefonische verkeer dat ermee gepaard gaat beter kunnen evalueren en onze medewerkers indien nodig meer ondersteuning geven."
Binnemans beseft dat Antilope als innovatieve onderneming een voortrekkersrol kiest. "Wanneer de concullega's met de nieuwe technologie beginnen, hebben wij wel al een grote voorsprong en expertise opgebouwd. Het is een nieuwe start voor een nieuw huishouden. Dankzij die drive blijven we een sexy onderneming voor onze klanten en voor kandidaat-werknemers. Antilope heeft immers groeiambities. Willen we die met succes realiseren, dan moeten we instrumenten ontwikkelen om eventuele nieuwe filialen snel te integreren in onze werking. Unified communications zal ons helpen om de communicatie vlotter en uniform te laten verlopen", besluit Marc Binnemans.
Voor meer informatie
Voor meer informatie over de beschreven producten en diensten van Microsoft,
bel naar +32 (0)2 704 30 00 of bezoek http://www.microsoft.be/cases.
U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken.
Voor meer informatie over Quentris, bel naar +32 2 727 14 11 of bezoek http://www.quentris.com
|
